QO à Mme Désir 28/09/21 : Numérisation des tâches administratives pour les directions

Résumé

En ce début d’année, je souhaitais refaire le point sur la simplification administrative pour les directions d’établissements scolaires. En effet, la lourdeur administrative empêche les directions de consacrer plus de temps à leur rôle pédagogique et à la gestion de leurs équipes. Un budget non récurrent de 5 millions d’euros a été consacré à la numérisation des principaux processus administratifs : la simplification de la prise des présences des élèves, la gestion des accidents de travail, la gestion des candidatures au Fonds des équipements et services collectifs (FESC), les recours dans l’enseignement secondaire, la procédure de remboursement des frais de déplacement en transports en commun et à vélo des enseignants, la numérisation des épreuves non-certifications et enfin la gestion de l’obsolescence des applications et leur passage en technologie Java.Je souhaitais savoir si ces outils étaient suffisamment ergonomiques, intuitifs et si les directions avaient pu bénéficier d’un accompagnement suffisant pour opérer la transition.

L’année passée, en raison du COVID, de nombreuses démarches (prises des présences et gestion de courrier) administratives étaient faites de manière numérique. J’ai fait constater à la Ministre qu’il était regrettable d’avoir fait marche arrière pour cette nouvelle année académique. Et finalement, j’ai questionné la Ministre sur la numérisation des archives dans les écoles. Existe-t-il un encodage unique et un partage centralisé des informations relatives aux élèves entre les différentes structures de la Fédération Wallonie-Bruxelles ?

Réponse de la Ministre Désir : Tout d’abord, la Ministre a signalé que l’administration travaille en collaboration avec l’Entreprise publique des technologies nouvelles de l’information et de la communication (ETNIC), pour l’ensemble des applications qu’elle met à la disposition des établissements scolaires. Concernant des projets de simplification administrative, l’enveloppe de 5 millions euros prévus en 2021 a en partie été prolongée en 2022 pour assurer à la fois la continuité des projets entamés en 2021 et le lancement de nouvelles initiatives.

De manière générale, la Ministre souhaite poursuivre le chantier 17 du Pacte pour un enseignement d’excellence, dont le principal projet numérique est GEDI. Ce projet de grande ampleur vise à créer une application dont le but est de dématérialiser et de simplifier les échanges entre les établissements scolaires et les pouvoirs organisateurs, d’une part, et les services de l’administration chargés de la gestion administrative et pécuniaire des membres du personnel de l’enseignement, d’autre part. La ministre a affirmé que le parcours «usagé» bénéficie d’une place importante dans l’ensemble des développements réalisés, un effort est fourni pour que les modes d’emploi soient clairs et complets, ce qui implique qu’ils soient parfois assez imposants en nombre de pages.

Concernant la prise des présences, la Ministre a tenu à spécifier que certains outils ont été créés pour faciliter l’encodage et la gestion des présences au travers d’applications et de services web. Parallèlement, dans le cadre d’un des chantiers du Pacte, l’administration travaille à l’élaboration d’un nouvel outil numérique qui répondra davantage aux besoins de gestion et de suivi des présences des élèves.

Concernant la gestion du courrier, la Ministre répond que l’envoi par courrier électronique ne pouvait, de manière structurelle, constituer une solution adéquate et pérenne de transmission des dossiers, a fortiori dans un contexte de rentrée scolaire où le flux de dossiers et de documents destinés à l’administration atteint un pic saisonnier important. Elle souligne qu’il s’agit d’un retour temporaire au format papier puisque l’administration s’attelle à mettre en œuvre un projet informatique avec l’objectif escompté de l’atteindre pour la rentrée 2022.

Pour ce qui est de la numérisation des archives dans les écoles, l’administration est compétente pour délivrer un duplicata d’une série de titres. Il lui revient, par conséquent, de conserver les archives. Seuls les procès-verbaux de délibération du conseil de classe et du jury de qualification doivent être conservés par l’établissement scolaire. De manière transversale, des efforts sont fournis pour généraliser au maximum la réutilisation de données déjà récoltées par le biais d’autres canaux. Actuellement, l’application « Ciel » est utilisée pour alimenter les différentes structures d’enseignement et est conforme aux régulations du RGPD.

Retrouvez question et réponse dans leur intégralité ci-dessous après l’image

Nicolas Janssen (MR). – J’aimerais profiter de ce début d’année scolaire pour refaire le point sur la simplification administrative pour les directions d’établissements scolaires. Madame la Ministre, nous avons déjà échangé quelques fois au sujet de la charge administrative qui empêche les directions de consacrer plus de temps à leur rôle pédagogique et à la gestion de leurs équipes. Vous avez démontré votre volonté d’agir pour résoudre cette problématique. Cette ambition figure d’ailleurs aussi bien dans la Déclaration de politique communautaire (DPC) que dans les travaux du Pacte pour un enseignement d’excellence. Un budget non récurrent de 5 millions d’euros a été consacré à la numérisation des principaux processus administratifs, à travers les projets sélectionnés par l’Administration générale de l’enseignement (AGE) et l’Entreprise publique des technologies nouvelles de l’information et de la communication (ETNIC). Cela concernait la simplification de la prise des présences et absences des élèves, la gestion des accidents de travail, la gestion des candidatures au Fonds des équipements et services collectifs (FESC), les recours dans l’enseignement secondaire, la procédure de remboursement des frais de déplacement en transports en commun et en vélo des enseignants, la numérisation des épreuves non certificatives et enfin la gestion de l’obsolescence des applications et leur passage en technologie Java. Pourriez-vous faire le point sur toutes les applications métier et web-service que les écoles utilisent pour encoder toutes les informations à envoyer à l’administration? Estimez-vous que ces différents outils sont suffisamment ergonomiques, intuitifs, efficaces et performants? Certaines directions disent que certaines nouvelles applications pour les dispositifs d’accueil et de scolarisation de primo-arrivants (DASPA) ou les dispositifs FLA (français langue d’apprentissage) seraient assez complexes d’utilisation, avec plus de onze pages de mode d’emploi. Les directions bénéficient-elles d’un accompagnement suffisant pour opérer cette transition? Envisagez-vous de poursuivre la simplification administrative avec d’autres applications numériques développées par la Fédération Wallonie-Bruxelles, éventuellement en collaboration avec le ministre Daerden?

Aujourd’hui, la prise des présences s’opère toujours au moyen d’un registre, le matin et l’après-midi. Les motifs d’absence sont toujours et obligatoirement en format papier, à classer en annexe du registre. En outre, les documents d’engagement doivent être envoyés au bureau des traitements par papier jaune en septembre et blanc dans le courant de l’année. L’année dernière, en raison de la pandémie, ces documents pouvaient être envoyés par voie numérique. Pourquoi avoir fait marche arrière? Un directeur d’école m’écrivait que la souplesse de mise l’année passée était supprimée. Tout doit être de nouveau envoyé en version papier par la poste. N’est-ce pas regrettable? Pourquoi ne pas avoir envisagé un passage au numérique?

Ensuite, qu’en est-il de la numérisation des archives dans les écoles, dont les copies des diplômes? Enfin, existe-t-il un encodage unique et un partage centralisé des informations relatives aux élèves entre les différentes structures de la Fédération Wallonie-Bruxelles, comme les écoles, les centres psycho-médico-sociaux (PMS) ou l’accueil extrascolaire, conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD), pour éviter que les parents remplissent chaque année scolaire les mêmes documents ou qu’ils doivent le faire plusieurs fois au cours de la même année? Je fais référence au débat sur le principe bien connu du «only once» qui prend ici tout son sens.

Mme Caroline Désir, ministre de l’Éducation. – L’administration travaille pour l’ensemble des applications qu’elle met à la disposition des établissements scolaires en collaboration avec l’Entreprise publique des technologies nouvelles de l’information et de la communication (ETNIC). Concernant des projets de simplification administrative, l’enveloppe de 5 millions euros prévue en 2021 a en partie été prolongée en 2022 pour assurer à la fois la continuité des projets entamés en 2021 et le lancement de nouvelles initiatives. Durant l’année 2021, un atelier participatif a été mené avec des directions sur la thématique de la simplification administrative. À cette occasion, les directions ont pu communiquer les difficultés de manque d’adaptations en lien avec l’ergonomie de l’application ou l’accès à l’information. Toutes les demandes qui étaient techniquement réalisables ont été prises en compte et sont déjà installées.

De manière générale, la poursuite de la simplification administrative constitue un des autres objectifs phares du contrat d’administration. Le chantier 17 du Pacte pour un enseignement d’excellence est entièrement dédié à cette thématique dont le principal projet numérique est GEDI. Ce projet de grande ampleur vise à créer une application dont le but est de dématérialiser et simplifier les échanges entre les établissements scolaires et les pouvoirs organisateurs, d’une part, et les services de l’administration chargés de la gestion administrative et pécuniaire des membres des personnels de l’enseignement, d’autre part.

Par ailleurs, depuis quelques années, l’ergonomie et le parcours «usagers» bénéficient d’une place importante dans l’ensemble des développements réalisés. L’usager étant un des éléments au centre de l’actuel contrat d’administration, un effort particulier est fourni pour que les modes d’emploi soient clairs et complets, ce qui implique qu’ils soient parfois, selon la complexité des législations en vigueur, assez imposants en nombre de pages. Concernant plus spécifiquement la prise des présences, la gestion des dossiers des élèves passe effectivement encore par le format papier. Cependant, certains outils ont été créés pour faciliter l’encodage et la gestion des présences au travers d’applications et de services web. Parallèlement, dans le cadre d’un des chantiers du Pacte, l’administration travaille à l’élaboration d’un nouvel outil numérique qui répondra davantage aux besoins de gestion et de suivi des présences des élèves.

Concernant la gestion du courrier, l’envoi par courrier électronique ne pouvait, de manière structurelle, constituer une solution adéquate et pérenne de transmission des dossiers, a fortiori dans un contexte de rentrée scolaire où le flux de dossiers et de documents destinés à l’administration atteint un pic saisonnier important. Comme cela a été présenté aux fédérations de pouvoirs organisateurs, il s’agit toutefois d’un retour temporaire au format papier puisque l’administration s’attelle à mettre en œuvre un projet informatique avec l’objectif escompté de l’atteindre pour la rentrée 2022. Il permettra la transmission de ces documents par voie numérique par le biais d’un canal sécurisé. Ceci constituera la première étape de ce fameux projet de dématérialisation baptisé GEDI.

Pour ce qui est de la numérisation des archives dans les écoles, l’administration est compétente pour délivrer un duplicata d’une série de titres. Il lui revient, par conséquent, de conserver les archives y relatives. Pour le reste, seuls les procès-verbaux de délibération du conseil de classe et du jury de qualification doivent être conservés par l’établissement scolaire. Les attestations de réussite de ces titres qui valent duplicata doivent être rédigées sur la base de ces procès-verbaux qui peuvent être numérisés. De manière transversale, des efforts sont fournis pour généraliser au maximum la réutilisation de données déjà récoltées par le biais d’autres canaux. Actuellement, l’application «Ciel» est utilisée pour alimenter les différentes structures d’enseignement et est conforme aux régulations du RGPD.

M. Nicolas Janssen (MR). – Madame la Ministre, je vous remercie pour vos précisions, notamment en ce qui concerne les ateliers participatifs que vous avez évoqués et qui ont été réalisés en 2021. Je ne compte pas vous interroger sur l’ensemble des améliorations qui ont été réalisées et des demandes qui ont été formulées. Par ailleurs, en tant que député, je reçois les questions et interrogations de la part des directions concernées, qui souhaiteraient que cela aille plus rapidement. Simultanément, j’ai aussi envie de me réjouir des améliorations qui sont en cours. Je sens votre volonté d’aller dans ce sens-là. Concernant la prise de présence, je ne savais pas que c’était un retour temporaire. Il n’est pas assuré que les directions étaient au courant. Vous indiquez que cela avait été mentionné, mais peut-être que les directions l’ignoraient. Une fois de plus, les décisions vont dans le bon sens. J’émettrais bien le vœu que cela se fasse plus rapidement, mais je ne doute pas que ce soit déjà votre souhait et que l’administration fasse de son mieux.